給項目管理者的一些建議

關于券商中的其他項目執行人員的職責要求,由于項目中的一般工作人員主要是落實所具體分工負責的工作,其中涉及的內容很多,每一步都可能有一個具體、細化的分工安排,這里只提幾點除此類具體工作之外的建議:
1.要辦法多、思路活,至少要有這個意識。項目中的一般工作人員,會面臨很多細小具體的工作,但也會面臨很多意想不到的困難,此時辦法多、思路活就非常重要。千萬不要小看一些“小技巧”,在緊要關頭會起到推進項目的重要作用,比如,印刷材料時簽字頁還在路上時,如果有復印件留底就可以先用復印件做材料,原件到后直接替換一份原件即可,而不必一定要等著寄來的材料收到后再做;某第三方發給企業的傳真件始終不清楚,那就換個方式發傳真給券商,這次卻可以了,原來是企業傳真機有問題等情況,都需要腦瓜活、辦法多,這些都會節省出時間,甚至節省出的一兩天也許就能解決項目進展中的關鍵階段。風險投資公司就是這樣,能講大戰略,也能要有“小技巧”,不能認為投行就是整天干大事的,解決不了小問題也積累不起大事。
2.在起草材料的過程中,一定要注意與企業人員的溝通。比如,起草管理層討論分析部分的內容時,要有意識地與財務部門和業務部門熟悉情況的人溝通企業運營數據發生變動的真正原因是什么、如何表述更準確、全面,這樣起草的內容才真實、飽滿、有說服力。絕不能自己看到數據,坐在辦公室里就數據論數據或主觀猜測其中的變動原因。一線起草人員若有這個意識,一方面提高了材料的質量,另一方面一線人員也能得到有效的鍛煉。
3.注意了解和兼顧非自身具體負責部分的內容。一方面這會對自身落實和起草所負責部分的內容有所幫助,另一方面也會得到全面的鍛煉和提高。比如,具體負責業務、募投部分的人員要主動對財務部分內容進行了解,具體負責財務部分的人員要主動對業務和募投部分的內容進行了解等。
在項目負責人和項目一般人員的中間環節,還有一個現場負責人,這名現場負責人其實非常重要,他不只是一名項目一般工作人員的職責要求,還要主動擔負起項目負責人的部分職責,起到承上啟下的作用,即對項目負責人安排的工作進行細化、分工。這應當是現場負責人的主要職責,如果做得更好,則可以肩負起項目負責人的更多工作。如果有一名好的現場負責人,項目負責人會感到非常省心。目前,證監會安排有“項目協辦人”制度,這是一個非常好的制度,“項目協辦人”非常適合擔任現場負責人,經過現場負責人階段的歷締練,可以逐步過渡到項目負責人的角色。當然,如果現場負責人不能很好地肩負其承上啟下的的職責,則只能使項目負責人感到更加費心,現場負責人也不能得到一個好的鍛煉,這也是大家都不愿看到的。
4.溝通
不論人們多么努力地想要別人理解自己的意思,溝通終究是很難的一件事情。這個過程 中有那么多困難,以至于很難做到有效的溝 通。詞語會有不同的含義,并且人們往往有不 同的理解力或傾向性。項目經理的聲譽(不管他是一個愛開玩笑的人還是一個嚴肅的人)會影響信息的接收。與項目經理所交流的每個人都傾向于聽他們愿意或希望聽到的信息,但這并不一定是項目經理試圖傳達的信息。有時候,人們沒有注意傾聽,注意力被分散了,或者是思想封閉。
溝通過程包含信息發出者、信息、媒介、信息接收者、對信息的理解和發出者的反饋。
有一個關于溝通的格言:“首先您告訴 人們您所打算告訴他們的事情,然后告訴他 們,再告訴他們您曾經告訴了他們什么。”這種多重信息傳遞的使用中蘊涵著許多真理。
在一個大項目中頻繁地會見所有的參與者是不現實的,即使在小一些的項目中,召開成員會議的可能性也不大。因此,在一定階段內,就優先級較高的行動發布項目注意事項和提醒文件是很受歡迎的。當您通過書面方式傳達信息時,要考慮到用顏色鮮明的紙張,并且將項目名稱打印在頂端以便將這一通知與其他郵件區分開來。另外,也可以使用電子郵件和其他形式的現代科技溝通手段。這正是許多項目管理者認為電子郵件是他們使用最廣泛的項目管理工具的原因。
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